CARA CEGAH EKSPOR FIKTIF

Bagaimana Cara Mencegah Terjadinya Tindak Pidana Korupsi

Modus operandi: Restitusi Pajak tahunan dengan cara Ekspor Fiktif.

Verifikasi

Lakukan pemeriksaan secara persuasive / akomodatif atas setiap order yang masuk dengan cara :

Ketahuilah siapa shipper / eksportir anda yang telah melakukan order pengapalan, seperti alamat perusahaan, tel, fax, contact person yang melakukan order. Kondisi ini khususnya lebih ditekankan pada shipper baru, shipping instructionnya tidak mencantumkan dengan jelas alamat, nama perusahaan, telp dan orang yang dapat dihubungi dan atau yang berwenang / bertanggung jawab atas order tersebut.

Pendataan order

Buat Log Book atau sistem data base yang akomodatif, rapih dan berurut agar kemudian dapat dilakukan pencaraian data kembali dikemudian hari. Dan setiap order yang masuk agar dibuatkan nomor referensi.

Catatlah data order yang diterima seperti :

1. Nomor Bill of Lading & Tanggal on board
2. Nama shipper / eksportir (serta alamat, tel, fax, contact person atau pejabat berwenang diperusahaan dimaksud)
3. Nama Consignee, notify party (detail)

4.Nama Kapal / Voy, Jadwal Kapal, Agen pelayaran/ co-loader yang dipergunakan, nomor petikemas dan type ukuran, nomor segel, jumlah quantity & uraian barang, berat (Kgs) & ukuran (M3), marking, Freight condition, mode of loading (FCL atau LCL) mode of service (CY atau CFS).

Proses Penanda Tanganan B/L

Semua B/L yang akan diterbitkan dan atau yang akan diserahkan kepada Shipper / Eksportir, sebelum di tanda tangani sebaiknya dilakukan verifikasi ulang, dengan  cara :

1. Sudah ada lampiran Loading confirmation dari Pelayaran
2. Menyerahkan copy PEB yang sudah di legitimasi oleh pihak pabean di pelabuhan muat.

3.      Cocokkan data B/L tersebut dengan data pendukung lain, seperti S/I, Draft B/L, loading confirmation, atau D/O agar terdapat adanya korelasi dengan dokumen dokumen lain, jika ada ketidak sesuaian dengan data sebelumnya maka lakukan konfirmasi ulang dengan pihak shipper / eksportir.

Catatan :

Tidak diperkenan untuk menerbitkan B/L 2(dua) kali untuk pengapalan yang sama, dengan alasan apapun, diskusikan dengan pihak pimpinan manajemen untuk diketahui / dan atau guna pencarian solusi.

Revisi B/L

B/L yang sudah ditanda tangani, jika dikemudian hari ada permintaan dari pihak shipper / eksportir untuk adanya revisi, maka :

1.      Lakukan diskusi dengan pimpinan, minimal manajer divisi, agar poin yang dikoreksi tetap dalam koridor yang diijinkan, dan tidak menyimpang dari pada ketentuan yang telah disepakati. (Seperti perubahan pada : Nama shipper, negara tujuan, freight term, loading term, nilai M3, nama dan jumlah uraian barang)

2.      Pihak shipper / eksportir diminta agar membuat surat pernyataan / surat permohonan resmi atas revisi pada B/L yang dimaksudkan diatas kertas bermaterai, dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang pada perusahaan tersebut. (Guna menjaga legilitas dari B/L yang diterbitkan)

Proses Penyerahan B/L & Filing Sistem

Cara Penyerahan B/L

Jika B/L diambil oleh pihak shipper / eksportir, maka pastikan bahwa yang kurir mengambil B/L tersebut adalah benar utusan / kurir dari shipper / eksportir, mintalah surat keterangan dari yang bersangkutan/kurir dan atau dapat menyerahkan surat kuasa asli dari perusahaan, sesuai dengan KTP, jika kelengkapan ini tidak dibuat maka bagian penyerahan B/L wajib mengecek kepada shipper / eksportir tersebut untuk kebenaran dari pada kurir tersebut, selanjutnya buatkan tanda terima dengan mencantumkan : tanda tangani, nama dan diberi tanggal, jam pengambilan.

Surrender B/L

Setiap B/L yang diminta untuk di surrender oleh pihak shipper / eksportir, agar terlebih dahulu menerima surat permohonan atas surrender B/L yang dimaksud. Selanjutnya  dibuatkan bukti tanda terima atas diterimanya full set of original.(3 lembar original) yang sudah di endorse oleh shipper / eksportir. Dan atas penyerahan / surrender B/L tersebut di buatkan :Telex release yang di tujukan ke agen di negara tujuan, sebagai pemberitahuan.

Filing Sistem

Semua dokumen yang masuk agar di filing pada alat filing / odner secara berurut sesuai dengan nomor B/L seperti, dengan melampirkan  :

1.      Shipping instruction dari shipper dan shipping instruction ke pelayaran, termasuk revisinya (jika ada)

2. Copy Bill of Lading yang diterbitkan, jika house maka lampirkan juga Master B/L
3. Bukti loading confirmation dari Pelayaran
4. Telex Release jika B/L tersebut di Surrender.
5. Outward Manifest
6. Foto copy PEB, packing list, invoice, asuransi (jika ada)
7. Bukti tanda terima atas penyerahan Bill of Lading kepada Shipper/Eksportir.
8. Lain lain jika seperti komunikasi dengan agen, shipping advise, quotation, job order/ costing.

B/L Numbering

Usahakan bahwa semua B/L yang diterbitkan, telah terdaftar/ registerasi pada log book, lakukan sistem numbering dengan berurut, beri tanda jika ada order yang di batalkan. Beri keterangan secupkupnya pada file atas pembatalan order tersebut, yang sewaktu waktu dapat dianalisa. (untuk menghindari double B/L issue)

Catatan :

Jumlah / stock B/L blank form, agar selalu dikontrol, pengawasannya dapat diserahakan kepada manajer masing masing dan atau accounting, untuk menghindari penggunaan B/L dari pihak pihak tidak bertangung jawab, Termasuk pengawasan penggunaan stempel perusahaan.

Pengesahan B/L untuk tujuan Restitusi Pajak

Sebelum melakukan pengesahan pada copy B/L yang diterima dari instansi kantor Pajak untuk tujuan restitusi pajak, penting dilakukan verifikasi / pengecekan :

1.      Periksa alamat dari kantor instansi pajak yang mengirim, apakah sudah sesuai dengan alamat shipper / eksportir yang meminta pengesahan.

2.      Jika benar, maka periksa copy B/L yang dilampirkan, apakah B/L tersebut benar pernah diterbitkan dan data cocok dengan data pada catatan log book dan atau pada sistem data base perusahaan. Kemudian distempel, ditanda tangani, dan foto copy untuk file.

3.      Cek pada shipper / eksportir, apakah benar telah mengejukan restitusi pajak

4.      Kemudian distempel, ditanda tangani, dan foto copy untuk file. Kirim kembali ke instansi kantor pajak yang meminta pengesahan / legalisasi.

Jika ada hal yang tidak jelas, dan atau dirasa kurang dan atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi setempat, mohon agar segera diinformasikan, dan disosialisasikan, untuk menghindari hal hal yang tidak perlu, yang dapat menyebabkan terjadi penyimpangan atas penggunaan B/L.

Saran dan koreksi, sangat diharapkan untuk dan tujuan perbaikan.

Above is written by my mentor Alm. Hakim Mallapasi, SE, MM. Semoga berguna...

Warmest Regards,

Ing Kumala
Personal email: ing.kumala@gmail.com
Business email: info@ptkalinda.co.id