Bagaimana Cara Mencegah
Terjadinya Tindak Pidana Korupsi
Modus operandi: Restitusi
Pajak tahunan dengan cara Ekspor Fiktif.
Verifikasi
Lakukan pemeriksaan secara
persuasive / akomodatif atas setiap order yang masuk dengan cara :
Ketahuilah siapa shipper / eksportir anda yang telah
melakukan order pengapalan, seperti alamat perusahaan, tel, fax, contact person
yang melakukan order. Kondisi ini khususnya lebih ditekankan pada shipper baru,
shipping instructionnya tidak mencantumkan dengan jelas alamat, nama
perusahaan, telp dan orang yang dapat dihubungi dan atau yang berwenang /
bertanggung jawab atas order tersebut.
Pendataan order
Buat Log Book atau sistem data base yang akomodatif, rapih
dan berurut agar kemudian dapat dilakukan pencaraian data kembali dikemudian
hari. Dan setiap order yang masuk agar dibuatkan nomor referensi.
Catatlah data order yang diterima seperti :
- Nomor Bill of Lading & Tanggal on board
- Nama shipper / eksportir (serta alamat, tel, fax,
contact person atau pejabat berwenang diperusahaan dimaksud)
- Nama
Consignee, notify party (detail)
4.Nama
Kapal / Voy, Jadwal Kapal, Agen pelayaran/ co-loader yang dipergunakan, nomor
petikemas dan type ukuran, nomor segel, jumlah quantity & uraian barang,
berat (Kgs) & ukuran (M3), marking, Freight condition, mode of loading (FCL
atau LCL) mode of service (CY atau CFS).
Proses Penanda Tanganan B/L
Semua B/L yang akan diterbitkan
dan atau yang akan diserahkan kepada Shipper / Eksportir, sebelum di tanda
tangani sebaiknya dilakukan verifikasi ulang, dengan cara :
- Sudah ada lampiran Loading confirmation dari
Pelayaran
- Menyerahkan copy PEB yang sudah di legitimasi oleh
pihak pabean di pelabuhan muat.
3. Cocokkan
data B/L tersebut dengan data pendukung lain, seperti S/I, Draft B/L, loading
confirmation, atau D/O agar terdapat adanya korelasi dengan dokumen dokumen
lain, jika ada ketidak sesuaian dengan data sebelumnya maka lakukan konfirmasi
ulang dengan pihak shipper / eksportir.
Catatan :
Tidak diperkenan untuk menerbitkan
B/L 2(dua) kali untuk pengapalan yang sama, dengan alasan apapun, diskusikan
dengan pihak pimpinan manajemen untuk diketahui / dan atau guna pencarian
solusi.
Revisi B/L
B/L yang sudah ditanda tangani,
jika dikemudian hari ada permintaan dari pihak shipper / eksportir untuk adanya
revisi, maka :
1. Lakukan
diskusi dengan pimpinan, minimal manajer divisi, agar poin yang dikoreksi tetap
dalam koridor yang diijinkan, dan tidak menyimpang dari pada ketentuan yang
telah disepakati. (Seperti perubahan pada : Nama shipper, negara tujuan,
freight term, loading term, nilai M3, nama dan jumlah uraian barang)
2. Pihak
shipper / eksportir diminta agar membuat surat pernyataan / surat permohonan
resmi atas revisi pada B/L yang dimaksudkan diatas kertas bermaterai, dan ditanda
tangani oleh pejabat yang berwenang pada perusahaan tersebut. (Guna menjaga
legilitas dari B/L yang diterbitkan)
Proses Penyerahan B/L & Filing Sistem
Cara Penyerahan B/L
Jika B/L diambil oleh pihak shipper / eksportir, maka
pastikan bahwa yang kurir mengambil B/L tersebut adalah benar utusan / kurir
dari shipper / eksportir, mintalah surat keterangan dari yang
bersangkutan/kurir dan atau dapat menyerahkan surat kuasa asli dari perusahaan,
sesuai dengan KTP, jika kelengkapan ini tidak dibuat maka bagian penyerahan B/L
wajib mengecek kepada shipper / eksportir tersebut untuk kebenaran dari pada
kurir tersebut, selanjutnya buatkan tanda terima dengan mencantumkan : tanda
tangani, nama dan diberi tanggal, jam pengambilan.
Surrender B/L
Setiap B/L yang diminta untuk di surrender oleh pihak
shipper / eksportir, agar terlebih dahulu menerima surat permohonan atas
surrender B/L yang dimaksud. Selanjutnya
dibuatkan bukti tanda terima atas diterimanya full set of original.(3
lembar original) yang sudah di endorse oleh shipper / eksportir. Dan atas
penyerahan / surrender B/L tersebut di buatkan :Telex release yang di tujukan
ke agen di negara tujuan, sebagai pemberitahuan.
Filing Sistem
Semua dokumen yang masuk agar di filing pada alat filing /
odner secara berurut sesuai dengan nomor B/L seperti, dengan melampirkan :
1. Shipping
instruction dari shipper dan shipping instruction ke pelayaran, termasuk
revisinya (jika ada)
- Copy Bill of Lading yang diterbitkan, jika house maka
lampirkan juga Master B/L
- Bukti loading confirmation dari Pelayaran
- Telex Release jika B/L tersebut di Surrender.
- Outward Manifest
- Foto copy PEB, packing list, invoice, asuransi (jika
ada)
- Bukti tanda terima atas penyerahan Bill of Lading
kepada Shipper/Eksportir.
- Lain lain jika seperti komunikasi dengan agen,
shipping advise, quotation, job order/ costing.
B/L Numbering
Usahakan bahwa semua B/L yang diterbitkan, telah
terdaftar/ registerasi pada log book, lakukan sistem numbering dengan berurut,
beri tanda jika ada order yang di batalkan. Beri keterangan secupkupnya pada
file atas pembatalan order tersebut, yang sewaktu waktu dapat dianalisa. (untuk
menghindari double B/L issue)
Catatan :
Jumlah / stock B/L blank form,
agar selalu dikontrol, pengawasannya dapat diserahakan kepada manajer masing
masing dan atau accounting, untuk menghindari penggunaan B/L dari pihak pihak
tidak bertangung jawab, Termasuk pengawasan penggunaan stempel perusahaan.
Pengesahan B/L untuk tujuan Restitusi Pajak
Sebelum melakukan pengesahan pada copy B/L yang diterima
dari instansi kantor Pajak untuk tujuan restitusi pajak, penting dilakukan
verifikasi / pengecekan :
1. Periksa
alamat dari kantor instansi pajak yang mengirim, apakah sudah sesuai dengan
alamat shipper / eksportir yang meminta pengesahan.
2. Jika
benar, maka periksa copy B/L yang dilampirkan, apakah B/L tersebut benar pernah
diterbitkan dan data cocok dengan data pada catatan log book dan atau pada
sistem data base perusahaan. Kemudian distempel, ditanda tangani, dan foto copy
untuk file.
3. Cek
pada shipper / eksportir, apakah benar telah mengejukan restitusi pajak
4. Kemudian
distempel, ditanda tangani, dan foto copy untuk file. Kirim kembali ke instansi
kantor pajak yang meminta pengesahan / legalisasi.
Jika ada hal yang tidak jelas, dan atau dirasa kurang dan
atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi setempat, mohon agar segera
diinformasikan, dan disosialisasikan, untuk menghindari hal hal yang tidak
perlu, yang dapat menyebabkan terjadi penyimpangan atas penggunaan B/L.
Saran dan koreksi, sangat diharapkan untuk dan tujuan
perbaikan.
Above is written by my mentor Alm. Hakim Mallapasi, SE, MM. Semoga berguna...
Warmest Regards,
Ing Kumala
Personal email: ing.kumala@gmail.com
Business email: info@ptkalinda.co.id
+62 813 3888 5228
